Démarches de candidature et d'inscription en première année de doctorat

English version

Prérequis :

Obligation d'avoir :

• un master ou équivalent (bac +5)
• un.e directeur.trice de thèse rattaché.e à un laboratoire accrédité à l'école doctorale
• un sujet de thèse
• un financement (lié à la thèse ou sur ressources personnelles équivalent à 80% du SMIC).

Attention, certaines écoles doctorales imposent un processus de sélection par candidature en amont de la saisie du dossier sur AMETHIS (par exemple pour les contrats doctoraux). Veuillez vous renseigner sur le site internet de l'école doctorale pour connaître les modalités.
N.B. : l'école doctorale Biologie-Santé exige une sélection pour tous les financements. Toutes les modalités sont détaillées sur le site web.

Contacts :

Si vous avez des questions, veuillez contacter le ou la gestionnaire de site de l'école doctorale concernée

Un webinaire est à votre disposition pour détailler toute la procédure : présentation et audio de l'enregistrement

1. Je me connecte à AMETHIS (voir les étapes à suivre). Seul le dossier dématérialisé déposé sur cette plateforme sera accepté.
   It's also available in English
   
    
2. Je constitue mon dossier en ligne en renseignant les 11 rubriques suivantes :
   1. Affiliations
   2. État civil
   3. Coordonnées
   4. Cursus universitaire antérieur
   5. Thématique scientifique
   6. Cotutelle internationale (le cas échéant) : joindre le projet de convention de cotutelle rédigé mais non signé
   7. Encadrants : un minimum de 40% d’encadrement est attribué au directeur ou à la directrice de thèse qui s’engage à y consacrer une part significative de son temps. Le pourcentage majoritaire d’encadrement doit être attribué au directeur ou à la directrice. Le pourcentage minimum pour une co-direction ou un co-encadrement est porté à 30% (à 3 encadrants, cela est donc obligatoirement 40/30/30).
   8. Contrats et financements
   9. Comité de suivi individuel (ceci pourra être complété jusqu'à 4 mois après l'inscription)
   10. Convention de formation
   11. Documents (lien de téléchargement des fichiers)

• Charte du doctorat
• Formulaire de signalement de la thèse en préparation (STEP)
• Engagement de non plagiat
• Demande de majoration de la durée de préparation au doctorat (le cas échéant).
• Diplôme(s) :
  • Si vous êtes titulaire d'un diplôme français conférant le grade de master : Diplôme ou attestation provisoire ou relevés de notes S1 et S2 du M2. SEULES les attestations de réussite délivrée par l'établissement seront acceptées (après délibérations du jury) ; les attestations émanant du responsable du master seront refusées.
  • Vous êtes titulaire d'un diplôme français ne conférant pas le grade de master ou titulaire d'un diplôme étranger. Copie de tous les "diplômes" obtenus (1er, 2ème et 3ème cycle) avec traduction en français assermentée pour les diplômes étrangers (sauf si en anglais).
• Carte d'identité française ou passeport français ou étranger
• CV complet dactylographié
• Résumé du projet dactylographié et signé par la direction de thèse
• Justificatif de financement de la thèse
  • En cas de contrat doctoral à établir par Nantes Université : joindre la fiche d'information à la mise en place d'un contrat doctoral (voir informations rubrique suivante)
• Pour l'école doctorale ALL : dossier de candidature spécifique
• Pour l'école doctorale EDGE : lettre de recommandation de la direction de thèse, dactylographiée et signée
• Pour l'école doctorale STT : lettre de recommandation de la direction de thèse mentionnant le taux d'encadrement du directeur de thèse. Version dactylographiée et signée.

Lors de la constitution de votre dossier d'inscription, vous devez ajouter la fiche d'information à la mise en place d'un contrat doctoral (rubrique : les documents pour candidater).

• Cette fiche est à compléter par votre direction de thèse et le.la gestionnaire de votre laboratoire.
• Elle doit être signée par votre direction de thèse uniquement.
• A joindre au dossier d'inscription dans AMETHIS, sans la signature de la DRPI.
• Le contrat de travail ne peut débuter qu'un mois après validation du dossier dans AMETHIS par toutes les parties (cf image ci-dessous). Attention, pour commencer le 1er septembre, il faudra constituer votre dossier pour le 12 juillet, compte tenu de la fermeture administrative de Nantes Université du 27 juillet au 15 août.

Si vous ne savez pas si vous êtes concernés par ce cas du contrat doctoral, merci de vous renseigner rapidement auprès de votre direction de thèse et/ou de votre laboratoire.

La gestionnaire de l'ED contrôle mon dossier : celui-ci doit être complet et avec tous les justificatifs.
Dans le cas contraire, la gestionnaire de l'ED m'informe par mail des corrections à apporter et me redonne l'accès à mon dossier pour que je le complète.

Mon dossier a été contrôlé et validé par la gestionnaire de l'ED.
Désormais, mon/ma directeur/trice de thèse, le/la directeur/trice de mon laboratoire puis le/la directeur/trice de l'ED saisissent leur avis dans AMETHIS.
Si tous les avis sont favorables, je vois :

Après avoir recueilli les avis de mon directeur de thèse, du directeur de laboratoire et du directeur de l'ED dans AMETHIS, mon dossier est signée par la Présidente de Nantes Université.
Ensuite, je reçois un mail automatique d'AMETHIS qui me prévient que l'inscription est autorisée.

Dans le cas d'un financement sur ressources propres (projet de recherche), la DRPI (Direction de la Recherche, des Partenariats et de l'Innovation) s'assure que les ressources financières sont suffisantes.
Une fois cette étape validée, la DRPI transmet au service RH.

La gestionnaire de l'ED transmet le dossier à la scolarité qui prendra contact avec moi pour mon inscription administrative en me donnant des informations spécifiques.

Le service RH établit le contrat de travail. Je serai contacté.e par mon laboratoire pour signer le contrat de travail.

Je dois prévoir l'original du diplôme ou du relevé de notes. A défaut, l'inscription ne pourra avoir lieu.
Si je suis en cotutelle, je m'inscris dans les deux universités mais je ne paie qu'une fois. Je dois fournir à la scolarité la preuve du paiement des frais d'inscription dans l'autre université.

A titre indicatif, les frais s'élèvent à (pour 2024-2025) :

• 103 € pour la contribution de vie étudiante et de campus (CVEC), à régler directement auprès du CROUS. Cette cotisation devra être réglée avant l'inscription à l'université. La scolarité m'indiquera les démarches, je ne dois pas payer avant que la scolarité ne me le demande.
• 391 € de droits universitaires pour le doctorat

Ces frais sont à régler lors de chaque réinscription en doctorat jusqu'à la soutenance.

Voici quelques informations utiles :

• Après mon inscription en scolarité, j'aurai une adresse institutionnelle de type prenom.nom@etu.univ-nantes.fr
  Ce mèl sera le seule utilisé par les services universitaires pour me joindre et m'informer tout au long de ma vie de doctorant. Cependant, je peux rediriger les messages sur une autre adresse mèl personnelle.
• Lors de la validation de mon dossier dans AMETHIS, j'ai reçu une clef de connexion à AMETHIS. Cette clef me permet de me connecter en tant qu'étudiant de Nantes Université sur la plateforme AMETHIS (pour avoir accès à mon dossier et suivre mes formations). Je peux consulter la FAQ sur ce sujet ("Inscription & Réinscription en doctorat" puis "Je suis doctorant, comment utiliser ma clé de liaison après ma demande d'inscription ?")
  Cette clef ne fonctionnera qu'une fois les frais d'inscription payés.
• Ma fiche STEP (Signalement des Thèses en Préparation) sera créée par la gestionnaire de l'ED, je recevrai un mel automatique avec les codes de connexion. Je peux compléter ma fiche notamment sur les mots-clés et les résumés. Ma thèse est visible sur theses.fr
• Si j'étais inscrit.e précédemment dans une autre université française, je demande dès maintenant le transfert du dossier universitaire à ma scolarité d'origine vers la scolarité de Nantes Université (l'inscription en deuxième année sera automatiquement bloquée si le transfert n'a pas été fait).